Vente directe : obligation d’utiliser des logiciels de caisse certifiés au 1er janvier 2018

En juin dernier, le Ministère de l’action et des comptes publics a décidé de simplifier le dispositif en le recentrant sur les seuls logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA. Les autres logiciels (de comptabilité, de gestion commerciale…) seront donc finalement exclus du champ d’application (à confirmer par modification législative attendue d’ici la fin de l’année).

Qu’entend-on par système de caisse ? Il s’agit de matériel permettant d’automatiser des calculs et de mémoriser des encaissements. Toutes les caisses qui permettent de sortir des états de vente (quotidien, mensuel…) ont des fonctions mémoire et sont donc concernées. Les balances sont considérées comme des systèmes de caisse à partir du moment où elles possèdent cette fonction de mémorisation.

Si vous êtes assujettis à la TVA et que vous utilisez un système de caisse pour enregistrer les paiements de vos clients, vous devrez donc au 1^er janvier 2018 disposer d’un certificat attestant que votre équipement satisfait aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Il peut s’agir d’une attestation individuelle délivrée par l’éditeur du logiciel ou d’un certificat délivré par un organisme accrédité comme l'Association française de normalisation (AFNOR) ou le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE).

Pour tout matériel en place, il est nécessaire d'interroger l’éditeur du logiciel. Dès maintenant, exigez ce certificat ou cette attestation en cas d’achat : il ne suffit pas que le fournisseur mette en avant la norme NF 525 pour assurer la conformité de sa solution ; celle-ci n'est ni obligatoire ni suffisante. C'est l'attestation, le certificat de conformité qu'il faut fournir en cas de contrôle.

Notez que si vous n’utilisez pas de logiciel de caisse, il n’y a pas d’obligation de s’équiper.